Renaste Rent Integritetspolicy

1. INLEDNING

Renaste Rent Sverige AB ("RRS", "vi" eller "oss") behandlar personuppgifter om dig som:

• är kund hos oss eller är kontaktperson eller anställd hos ett företag som är kund hos oss, (se avsnitt 3.1 nedan),
• på annat sätt kommer i kontakt med oss, t.ex. kontaktar vår kundtjänst (se avsnitt 3.2 nedan), och
• RRS behandlar också personuppgifter för att hantera och bemöta rättsliga krav samt för att uppfylla rättsliga skyldigheter (se avsnitt 3.3 nedan).

Denna integritetspolicy beskriver hur RRS som personuppgiftsansvarig behandlar dina personuppgifter och vilka rättigheter du har i anslutning till det.

1. VAD ÄR EN PERSONUPPGIFT OCH PERSONUPPGIFTSBEHANDLING?

En personuppgift är all information som direkt, eller indirekt tillsammans med andra uppgifter, kan kopplas till en levande fysisk person, t ex namn, kontaktuppgifter och ärendeinformation.

Behandling av personuppgifter är alla åtgärder som vidtas med personuppgifterna, t.ex. insamling, lagring, bearbetning, användning för olika ändamål, ändring eller förstöring av personuppgifter.

1. VILKA PERSONUPPGIFTER SOM BEHANDLAS OCH FÖR VILKET ÄNDAMÅL

3.1 De personuppgifter som RRS behandlar om dig som befintlig privatkund eller kontaktperson/anställd hos en företagskund är:

(i) Kontaktuppgifter: namn, personnummer (privatkunder), telefonnummer och e-postadress.

(ii) Boendeuppgifter: adress, portkod, nyckel (vid tillgång till hemmet eller företagslokal).

(iii) Order- och beställningsuppgifter samt avdragsuppgifter: köp- och transaktionshistorik samt betalinformation.

(vii) Faktureringsuppgifter: faktureringsinstruktioner och uppgifter på fakturor.

RRS behandlar ovan personuppgifter för att administrera kundrelationen och/eller uppfylla avtal med dig eller med ditt företag. RRS kan därtill komma att använda dina personuppgifter för att administrera kundärenden såsom reklamationer och RUT-avdragsansökningar. Personuppgifterna behandlas för nämnda ändamål så länge du har ett kundförhållande/giltigt avtal med RRS avseende de tjänster som RRS tillhandahåller och 12 månader efter att kundförhållandet/avtalet har upphört.

Uppgifter om RUT-avdrag sparas så länge som det finns en risk för att Skatteverkets beslut om RUT-avdrag kan komma att upphävas eller ändras.

Vissa personuppgifter kommer slutligen att lagras under en period på upp till tio (10) år i syfte att utöva, fastställa eller försvara rättsliga anspråk.

Därtill kan vi komma att använda dina personuppgifter för att skicka marknadsföring till dig via post, e-post och/eller sms/mms. Personuppgifterna behandlas för marknadsföringsändamål under tiden vi har en kundrelation med dig och för en tid om 12 månader därefter, om du inte tackar nej till marknadsföring dessförinnan. Du har alltid möjlighet att kontakta RRS och informera oss om att du inte vill ha några marknadsföringsutskick.

3.2 De personuppgifter som RRS behandlar om dig när du eller ditt företag kommer i kontakt med oss via t ex vår kundtjänst eller sociala medier är:

(i) Kontaktuppgifter: namn, personnummer (privatkunder), telefonnummer och e-postadress.

(ii) Ärendeinformation: kundnummer, klagomål, önskemål, uppgifter om ditt boende, order- och beställningsuppgifter, RUT-avdragsuppgifter, köp- och transaktionshistorik, betalningsinformation samt andra uppgifter som du lämnar i din kontakt med oss.

RRS behandlar ovan personuppgifter när du kontaktar oss, t.ex. vid frågor till vår kundtjänst eller när du på annat sätt söker kontakt med oss, t.ex. kommunicerar med oss i sociala medier. Vid nämna situationer behandlas personuppgifter som du lämnar till oss eller som vi samlat in om dig t.ex. i samband med administration av ditt kundärende, för att vi ska kunna kommunicera med dig och administrera ditt ärende.

Nämnda personuppgifter kommer att lagras under en period på upp till tio (10) år i syfte att utöva, fastställa eller försvara rättsliga anspråk.

3.3 Behandling för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk och för att uppfylla rättsliga förpliktelser

RRS behandlar dina personuppgifter om det krävs för att vi ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara ett rättsligt anspråk, t.ex. inom ramen för en rättstvist. Nämnda personuppgifter som behandlas för detta ändamål kommer behandlas under tiden för det rättsliga anspråkets handläggning samt så länge som det föreligger en lagstadgad preskriptionsfrist (beroende på typ av anspråk), vilket typiskt sett är tio (10) år från att det rättsliga anspråket uppstod.

RRS behandlar också dina personuppgifter för att RRS ska kunna fullgöra sina lagliga skyldigheter, t.ex. lagringsskyldighet enligt bokföringslagen eller skatterättsliga förpliktelser. Nämnda personuppgifter behandlas för detta ändamål så länge som vi har en rättslig skyldighet att behandla dem. Enligt bokföringslagen har vi exempelvis en skyldighet att spara dina personuppgifter fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

1. SKYDD AV PERSONUPPGIFTER

RRS värnar om en hög säkerhet för dina personuppgifter och vidtar i detta syfte lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter ifrån obehörig åtkomst, ändring, spridning eller förstörelse.

1. UTLÄMNANDE AV PERSONUPPGIFTER

RRS kan endast komma att lämna ut personuppgifter till tredje part, som t.ex. polisen eller annan myndighet, om det rör utredning av brott eller om vi annars är skyldiga att lämna ut sådan uppgift med stöd av lag eller myndighetsbeslut.

1. RÄTT TILL INFORMATION OCH KLAGOMÅL

Du har vissa rättigheter i förhållande till RRS. Vill du göra gällande någon av dessa rättigheter, vänligen kontakta oss på kontaktuppgifterna i punkten 7 nedan:

• Rätt till tillgång (registerutdrag) – en rätt att få bekräftelse på och information om vår behandling av dina personuppgifter.
• Rätt till rättelse – en rätt att få felaktiga uppgifter rättade.
• Rätt till radering – en rätt att få uppgifter borttagna. Denna rätt är begränsad till sådana uppgifter som enligt lag endast får behandlas med ditt samtycke, om du tar tillbaka samtycket och motsätter dig behandlingen.
• Rätt till begränsad behandling – en rätt att kräva att personuppgiftsbehandlingen begränsas, exempelvis om du motsätter dig uppgifters riktighet. Under tiden som riktigheten undersöks är RRS tillgång till uppgifterna begränsad.
• Rätt att klaga – Om du inte är nöjd med behandlingen av dina personuppgifter har du alltid rätt att klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten, som är tillsynsmyndighet i Sverige avseende personuppgiftshantering och dataskydd.